Einfach, revisionssicher & wirtschaftlich nach GDPdU

Die E-Mailkommunikation hat innerhalb der letzten Jahre einen erheblichen Stellenwert in der Unternehmenskommunikation eingenommen und löst immer mehr die klassischen Medien wie Briefe, Faxe und Telefonate ab.

Im Durchschnitt erhält ein Mitarbeiter heute ca. 61 geschäftliche E-Mails pro Tag.

Geschäftsrelevante Informationen wie z.B. Verträge, Geschäftsbriefe, Bestellungen usw. werden mittlerweile vorwiegend mittels E-Mail ausgetauscht. Dieser Trend hat zur Folge, dass der Gesetzgeber im Rahmen von Betriebsprüfungen einen Anspruch auf den Zugriff von digitalen Unterlagen erhebt.

Diese Verordnung gilt seit dem 01.01.2002 und ist zusätzlich im § 257 HGB verankert. Die gewährte Über-gangsfrist ist am 01.01.2006 ausgelaufen. Seit diesem Zeitpunkt müssen alle Unternehmen ihre E-Mailkorrespondenz nach den gesetzlichen Vorschriften über einen Zeitraum von 6 bis 10 Jahren archivieren. Die MarcanT E-Mailarchivierung Mail-to-store legt Ihre E-Mails revisionssicher und gesetzeskonform ab. Mail-to-store setzt den Einsatz unseres Antiviren- und Antispam-Produkts Mailassistance voraus.

E-Mailarchivierung Mail-to-store im Überblick:
    

• Gesetzeskonforme E-Mailarchivierung
• Regemäßige Übergabe der Archivdaten   
• Keine Änderung Ihrer bestehenden Infrastruktur erforderlich   
• Durch die Kombination mit unserem Produkt Mailassistance inkl. Viren- und Spamschutz

Mögliche Einsatzszenarien:

Mail-to-store kann sowohl in Ihrem lokalen Netzwerk installiert werden, als auch im MarcanT Rechenzentrum. Letzteres bietet den Vorteil einer ständigen Überwachung, Kontrolle und Pflege des Systems durch MarcanT.

Vorteile Mail-to-store:   

• Betrieb unabhängig von vorhandenen Hardwarekomponenten und verwendeten Betriebssystemen   
• Sicherer Online-Archiv-Zugang durch SSL-Verschlüsselung   
• Fälschungssichere digitale Signatur aller archivierten E-Mails   
• Echtheitsgarantie der E-Mails durch digitale Signatur   
• Wiederherstellen gelöschter oder verloren gegangener E-Mails mit nur einem einzigen Mausklick!   
• Kein administrativer Aufwand durch automatischen Download und Installation neuester Software-Updates,
• Erstellen digitaler Signaturen, Überwachung sicherheitsrelevanter Authentifizierungen und Remote-Verbindungen   
• Archivierung PKI/PGP konformer E-Mails
• Moderne und umfangreiche Volltextsuche in E-Mails und gängigen Anhängen sowie in archivierten Dokumenten inklusive Weiterleitungen sowie Betrachtungsfunktionen
• Besonderes Merkmal ist die Bereitstellung eines Volltext-Indexes beim Export von archivierten E-Mails, so dass selbst auf exportierte E-Mails schnell und effizient zugegriffen werden kann
• umfangreiches und komfortables Rechtesystem, um unterschiedlichen Personenkreisen den Zugriff auf das Archiv zu gewähren
• Multi-Domain-Fähigkeit

Gerne beraten wir Sie zum Thema gesetzeskonforme Emailarchivierung, sprechen Sie uns an.